Автоматизированные системы учета рабочего времени

Одним из наиболее важных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое и предоставляется в последующем оплата каждому сотруднику компании. Однако его следует регулярно контролировать и учитывать, чтобы при необходимости работодатель мог установить местонахождение работника на предприятии и зафиксировать его занятость.

Автоматизированная система учета рабочего времени мгновенно и максимально точно отслеживать занятость сотрудников и качество исполнения служебных обязанностей, а также позволяет получить подробный отчет о работе. Используя такую систему, можно добиться следующих целей:

1. Организовать работу каждого сотрудника в соответствии с принятым графиком (преждевременный уход, опоздание, отсутствие по окончании обеденного перерыва).
2. Дисциплинировать персонал.
3. Помощь в получении статистических данных и составлении отчета.
4. Оперативное планирование занятости работников.
5. Подспорье в процессе принятия решений по режиму дня и кадровым вопросам.
6. Экономия денежных средств.

Функции системы

Автоматизация учета рабочего времени осуществляет фиксацию и последующий анализ наиболее значимых показателей, которые выбирает руководитель. Среди них выделяют:

• Автоматическое составление протоколов и отчетов;
• Отслеживание деятельности сотрудников в пространстве;
• Информативность – донесение информации до всего коллектива или конкретного работника;
• Ведение и сохранение базы данных.

Каждая такая система осуществляет контроль над персоналом в определенный интервал времени. Другими словами, в памяти хранится территориальная зона, связанная с каждым сотрудником, где он должен присутствовать на протяжении указанного времени. Учитывается время прихода, выполнения служебных обязанностей на рабочем месте, а также особенности работы.

Такой подход позволяет получить полноценную картину по следующим признакам:

• Соблюдение рабочего графика;
• Наличие нарушений и их регулярность;
• Выявление переработок;
• Формирование единой картины по структурам и конкретным сотрудникам.

Разновидности систем

Сегодня выделяют следующие типы систем учета в зависимости от принципа работы и возможностей:

1. Видеонаблюдение. Это самый доступный метод контроля. Он подразумевает монтаж оборудования, которое фиксирует изображение и звук в разных помещениях компании. Основные функции системы видеонаблюдения:

• Показывает занятие каждого сотрудника в конкретный момент времени;
• Восстанавливает картину необходимого временного интервала;
• Отслеживает контакты работников;
• Обеспечивает безопасность от краж;
• Простота обслуживания устройства.

К минусам относят:

• Не отражает продуктивность работы персонала;
• Предоставляет обобщенную картину рабочей смены;
• При желании данное оборудование легко можно вывести из строя;
• Невысокая точность распознавания.

Работникам приходится мириться с данным устройством, ведь преимущества очевидны лишь для работников службы безопасности. Сотрудникам других отделов данная система не доставляет удовольствия.

2. Биометрические системы. Функционируют на индивидуальных биометрических показателях каждого посетителя. Сотрудник, используя идентификатор, фиксирует время входа и выхода из рабочей зоны. Современные приборы используют отпечатки пальцев, а более сложные системы – особенности голоса или радужки глаза.

К преимуществам таких систем относят:

• Точное определение времени нахождения на рабочем месте;
• Невозможно подделать идентификационный признак;
• Исключен несанкционированный доступ на территорию предприятия.

Недостатками выступают:

• Невозможность отслеживания эффективной деятельности;
• Определение местонахождения работника доступно лишь в местах расположения терминалов;
• Для прохождения контроля сотрудникам требуется дополнительное время;
• При большом количестве людей у терминала процедура идентификации замедляется.

3. Использование карт. Принцип действия схож с биометрической системой, но в качестве идентификатора здесь используется карточка. Работник прикладывает ее к считывающему устройству терминала и получает доступ на предприятие. К преимуществам относят те же моменты, что и при биометрике, однако здесь еще и стоимость оборудования значительно ниже.

4. Применение специализированных программ. В большинстве организаций деятельность рабочих связана с компьютерными программами. Сам компьютер отмечает время включения/выключения, а также историю операций, на основании чего составляются отчеты. Эти особенности позволяют отследить занятость пользователей на рабочем месте.

Основными плюсами применения специализированной программы являются:

• Точное отслеживание графика работы;
• Возможность определить, какую программу и как долго использовал сотрудник;
• Доступная цена способа, поскольку дополнительная аппаратура не требуется.

К недостаткам относят:

• Ограниченная область применения;
• Не актуально для работников, которые постоянно перемещаются с места на место;
• Не выявляет подмену пользователя;
• При желании и соответствующем опыте программа и данные легко фальсифицируются.

5. Системы позиционирования в режиме-онлайн. Они подразумевают определение местонахождения сотрудника в конкретный момент времени, а не фиксацию его входа/выхода с предприятия. Такие системы подходят для персонала, обязанности которого подразумевают постоянные перемещения. Определение местоположения осуществляют специальные устройства, к примеру, GPS. Его можно установить на рабочем месте или выдать работнику трекер, который будет у него всегда с собой.

Достоинствами метода являются:

• Возможность комбинации с устройствами видеофиксации;
• Быстро сохраняет и считывает данные контроля;
• Точно анализирует перемещения работников в пространстве и времени;
• Максимально точно определяет местоположение человека;
• Обрабатывает и большие скопления людей;
• Не отвлекает работников от прямых обязанностей.

В число сложностей входят:

• Дорогостоящее оборудование;
• Требует постоянного техобслуживания;
• При поломке требуется время на замену частей и восстановление программы.

При выборе конкретных систем необходимо ориентироваться на цели и проблемы работодателя, а также финансовые и технические возможности. Ознакомиться с полным ассортиментом оборудования можно в нашем каталоге.